Tietoa jäsenrekisteristä

Jäsenluettelo

Hallituksen tulee lain mukaan pitää luetteloa yhdistyksen jäsenistä. Luetteloon on merkittävä vähintään kunkin jäsenen täydellinen nimi ja kotipaikka, sekä muuta yhdistyksen toiminnan kannalta oleellista tietoa. Tietojen keräämisen tulee olla rekisterinpitäjän toiminnan kannalta tarpeellista ja asiallisesti perusteltua, ylimääräistä tietoa ei saa kerätä. Tietoja ei myöskään saa käyttää muuhun kuin siihen tarkoitukseen, jota varten ne on kerätty. Tietojen luovuttamisesta muuhun tarkoitukseen, kuten sukututkimusta tai suoramarkkinointia varten, päättää yhdistyksen hallitus. Jäsenellä on oikeus kieltää tietojensa antaminen eteenpäin. Yhdistyksen jäsenellä on oikeus tutustua omiin tietoihinsa, myös yhdistyksen muille jäsenille on yhdistyslain mukaan pyydettäessä varattava tilaisuus tutustua jäsenrekisteriin. Lisätietoa löytyy henkilötietolaista www.finlex.fi

Henkilötietolaki 5 § Huolellisuusvelvoite

Rekisterinpitäjän tulee käsitellä henkilötietoja laillisesti, noudattaa huolellisuutta ja hyvää tietojenkäsittelytapaa sekä toimia muutoinkin niin, ettei rekisteröidyn yksityiselämän suojaa ja muita yksityisyyden suojan turvaavia perusoikeuksia rajoiteta ilman laissa säädettyä perustetta. Helpoin tapa kerätä tiedot, on pyytää uusia jäseniä täyttämään yhdistyksen jäsenhakemuskaavake ja säilyttää ne yhden henkilön valvonnassa. Jäsenluettelon keräämisessä ja säilyttämisessä tulee olla huolellinen. Yhdistyksellä tulisi myös olla rekisteriseloste, josta käy ilmi mitä tietoja ja miksi jäsenistä kerätään, tietojen säilytystapa ja jäsenrekisterivastaava. Tämä seloste tulisi olla annettavana tietoa tarvitsevalle.

Rekisteriseloste:

Rekisterinpitäjä: Iin koulujen vanhempainyhdistys ry, rekisteristä vastaavan yhteystiedot: Maria Tolonen, puh 040- 7594466, @-posti: maria.tolonen(at)pp3.inet.fi

Tietojen käsittelyn tarkoitus: Lain tarkoittama yhdistyksen jäsenluettelo ja yhdistyksen toiminnan toteuttaminen

Rekisteröityjen ryhmä ja siihen liittyvät tiedot: Yhdistyksen jäsenet

Kerättävät tiedot:

1. jäsenen nimi
2. postiosoite
3. puhelinnumero
4. sähköpostiosoite
5. koulupiiri
6. mahdollinen lupa yhteystietojen antamiseen yhdistyksen muille jäsenille ja yhdistyksen hallituksen sopiviksi katsomille tahoille.

Tietojen luovuttaminen: jäsenen luvalla tietoja annetaan tarpeen vaatiessa yhdistyksen muille jäsenille ja hallituksen sopivaksi katsomille tahoille.

Suojaus: rekisteriä hoitaa ja säilyttää yksin yhdistyksen jäsenrekisterivastaava. Lisätietoja löytyy mm. sivulta www.tietosuoja.fi ja tietosuojavaltuutetun toimistosta (09) 259 8771.